Met de werkkostenregeling (WKR) mag u als werkgever een deel van de totale loonsom belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Bereken hieronder hoeveel vrije ruimte u heeft in 2025 en of u eindheffing verschuldigd bent.
Vrije ruimte
-
Loonsom
-
Vrije ruimte totaal
-
Gebruikte vergoedingen
-
Eindheffing 80% bij overschrijding
-
Your breakdown
Updates live as you typeHoe de vrije ruimte WKR werkt in 2025
De werkkostenregeling is in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de loonbelastingregels voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Vóór de WKR moest elke vergoeding apart worden beoordeeld op belastbaarheid. Met de WKR mag u een percentage van de totale fiscale loonsom onbelast besteden, zonder dat u per vergoeding hoeft te toetsen. Over de eerste 400.000 euro van de loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,92%. Over het meerdere is dat 1,18%. Besteedt u minder dan de vrije ruimte, dan is er geen belasting verschuldigd over die vergoedingen. Besteedt u meer, dan betaalt u 80% eindheffing over het deel boven de vrije ruimte.
Rekenvoorbeeld bij een loonsom van 500.000 euro
Bij een fiscale loonsom van 500.000 euro berekent u de vrije ruimte in twee stappen. Over de eerste 400.000 euro: 400.000 x 1,92% = 7.680 euro. Over de resterende 100.000 euro: 100.000 x 1,18% = 1.180 euro. De totale vrije ruimte is 8.860 euro. Verstrekt u 12.000 euro aan vergoedingen die ten laste komen van de vrije ruimte, dan is de overschrijding 12.000 - 8.860 = 3.140 euro. De eindheffing bedraagt 3.140 x 80% = 2.512 euro.
Gerichte vrijstellingen tellen niet mee
Niet alle vergoedingen belasten de vrije ruimte. De Belastingdienst kent een reeks gerichte vrijstellingen die onbelast zijn zonder dat ze van de vrije ruimte afgaan. De belangrijkste zijn: reiskostenvergoeding woon-werkverkeer tot 0,23 euro per kilometer, thuiswerkvergoeding tot 2,35 euro per dag, studiekosten die noodzakelijk zijn voor de functie, en maaltijden bij overwerk. Daarnaast gelden nihilwaarderingen voor verstrekkingen zoals werkkleding die uitsluitend op het werk wordt gedragen en gereedschappen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Door slim gebruik te maken van gerichte vrijstellingen behoudt u meer vrije ruimte voor andere vergoedingen.
Praktische tips voor het bewaken van de vrije ruimte
Administreer vergoedingen en verstrekkingen gedurende het jaar actief bijhouden voorkomt verrassingen bij de jaarafsluiting. Houd per werknemer of per categorie bij welke kosten ten laste van de vrije ruimte worden geboekt. Stel een intern signaleringssysteem in zodra de gebruikte ruimte 80% van de beschikbare vrije ruimte bereikt. Zo kunt u tijdig bijsturen door vergoedingen te verschuiven naar gerichte vrijstellingen of het personeelsbudget aan te passen. Grotere bedrijven met een loonsom van meer dan 400.000 euro profiteren van de lagere tweede schijf, maar de drempel van 1,18% levert per euro loonsom minder vrije ruimte op dan de eerste schijf. Dat betekent dat de verhouding tussen vrije ruimte en loonsom daalt naarmate het bedrijf groeit.